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Absence prolongée des résidents

Absence prolongée des résidents

Garder un registre des absences prolongées vous permettra de contacter les copropriétaires en cas d'urgence. Ce registre vous permettra de colliger toutes les informations nécessaires.

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Accès aux parties privatives

Accès aux parties privatives

Le syndicat bénéficie d'un droit d'accès limité aux parties privatives. Voici quelques consignes qui vous permettront d'encadrer ce droit.

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Aide-mémoire du syndicat de copropriété en matière d'assurance

Aide-mémoire du syndicat de copropriété en matière d'assurance

*Non-disponible. En cours de révision.*

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Allocation de dépenses

Allocation de dépenses

Ce document vous permet de regrouper vos dépenses faites au nom du syndicat de copropriété (p. ex. : formations, documentations, adhésion ou renouvellement payés par carte de crédit personnelle).

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Autorisation de travaux

Autorisation de travaux

Formulaire d'autorisation de travaux remis au copropriétaire par le conseil d'administration. À être utilisé en tant que réponse à une demande d'autorisation de travaux en provenance d'un copropriétaire.

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Avis de convocation à une assemblée générale annuelle

Avis de convocation à une assemblée générale annuelle

Ce document sera transmis aux copropriétaires afin de les aviser de la tenue d'une assemblée générale annuelle.

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Avis de convocation d'une assemblée générale extraordinaire par un groupe de copropriétaires

Avis de convocation d'une assemblée générale extraordinaire par un groupe de copropriétaires

Veuillez noter que votre demande doit être suffisamment précise pour permettre la rédaction d'un ordre du jour.

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Avis de cotisation (charges communes)

Avis de cotisation (charges communes)

Avis émis par le conseil d'administration ou par le gestionnaire qui indique le montant des contributions aux charges communes, au fonds de prévoyance, et au fonds d'autoassurance que chaque copropriétaire doit payer.

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Avis de cotisation spéciale

Avis de cotisation spéciale

Avis transmis aux copropriétaires pour faire face aux dépenses pas prévues dans le budget prévisionnel.

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Avis de modification à l'ordre du jour

Avis de modification à l'ordre du jour

Lorsque vous apportez une modification à l'ordre du jour de votre assemblée, vous devez en aviser les copropriétaires. Cet outil vous facilitera la tâche.

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Avis de nuisance

Avis de nuisance

Adressez-vous dans un premier temps au copropriétaire verbalement. Un appel téléphonique vous permet de lui demander de cesser de nuire au règlement. Aussi, il vous permet de lui expliquer amicalement la situation. Toutefois, si le comportement dérangeant perdure, nous vous conseillons de poster une lettre par courrier recommandé.

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Avis de retard de paiements

Avis de retard de paiements

Cette lettre vous permettra de transmettre un avis par courriel et par courrier recommandé à un copropriétaire qui n'a pas acquitté ses charges.

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Avis relatif au renouvellement d'une police d'assurance de copropriétaire

Avis relatif au renouvellement d'une police d'assurance de copropriétaire

*Non disponible. En cours de révision.*

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Bilan de santé de votre copropriété

Bilan de santé de votre copropriété

Outil d'autodiagnostic pour administrateurs de copropriété. Remplissez ce questionnaire afin de déterminer si votre copropriété est en bonne santé. Les questions qui suivent regroupent des obligations légales et des bonnes pratiques de gestion.

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Budget prévisionnel

Budget prévisionnel

Le budget est préparé par les administrateurs en place peu avant l'envoi des avis de convocation pour l'assemblée générale annuelle puisqu'il fait partie des annexes qui doivent y être jointes.

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Bulletin de vote

Bulletin de vote

Le scrutin secret pourrait être sollicité par le président d’assemblée ou par tout copropriétaire présent ou représenté. Le scrutin secret est effectué, pour chaque résolution, à l'aide d'un bulletin de vote. Celui-ci permet d'identifier distinctement la position de chaque copropriétaire.

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Charte comptable standardisée

Charte comptable standardisée

La charte comptable standardisée du RGCQ est un document financier qui fait parti des éléments nécessaires au calcul de l'Indice Condo. Cette charte comprend notamment un guide à l'intention du fonds de maintenance et du fonds de prévoyance.

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Clause pénale

Clause pénale

Une clause pénale est une disposition qui permet au syndicat de copropriété d'imputer à un copropriétaire des pénalités, ou amendes, quand il ne respecte pas les règles imposées dans la copropriété.

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Clause prévoyant le remboursement des honoraires extrajudiciaires

Clause prévoyant le remboursement des honoraires extrajudiciaires

Cette clause vous permet d'ajouter un règlement qui prévoit le remboursement des honoraires extrajudiciaires.

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Code d'éthique et de conduite des administrateurs d'un syndicat de copropriété

Code d'éthique et de conduite des administrateurs d'un syndicat de copropriété

Document vous permettant d'énoncer les règles d'éthique qui régissent la conduite des administrateurs de votre syndicat de copropriété. 

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Déclarations du vendeur sur l’immeuble – Copropriété divise

Déclarations du vendeur sur l’immeuble – Copropriété divise

Le courtier immobilier autorisé doit utiliser ce formulaire de l’OACIQ afin de permettre à son client vendeur de fournir, au meilleur de sa connaissance, toutes les précisions sur l’histoire et l’état de la copropriété, si possible à l’aide de pièces justificatives. En complément de ce formulaire, le courtier pourra acheminer via son client une Demande de renseignements au syndicat des copropriétaires.

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Demande d'autorisation de travaux

Demande d'autorisation de travaux

Ce formulaire s'adresse aux copropriétaires qui souhaitent transmettre une demande de travaux au conseil d'administration.

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Demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour

Demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour

Cette lettre permet à un copropriétaire de soumettre une demande d'ajout à l'ordre du jour d'une assemblée des copropriétaires.

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Demande de renseignements au syndicat des copropriétaires

Demande de renseignements au syndicat des copropriétaires

Ce formulaire, dont l’usage est fortement recommandé par l’OACIQ, est exclusivement utilisé par un courtier immobilier autorisé pour obtenir, par le gestionnaire du syndicat des copropriétaires, tous les renseignements nécessaires à un éventuel acheteur pour prendre une décision éclairée. Il peut être utilisé conjointement avec les Déclarations du vendeur sur l’immeuble – Copropriété divise.

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Description des parties privatives (unité de référence)

Description des parties privatives (unité de référence)

Depuis juin 2018, l'article 1070 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat doit avoir une description des parties privatives suffisamment précise pour que les améliorations apportées par les copropriétaires soient identifiables. Une même description peut valoir pour plusieurs parties lorsqu'elle représente les mêmes caractéristiques. Cette description fera office d'unité de référence. Veuillez lire la première section du document attentivement afin de vous informer de la démarche à suivre pour la mise en vigueur de cette description.

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Devis de déneigement

Devis de déneigement

Une fois terminé, vous pouvez utiliser ce document comme demande de devis de déneigement.

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Entretien préventif des parties communes à usage restreint

Entretien préventif des parties communes à usage restreint

Cet outil permet de sensibiliser les copropriétaires à l'entretien des parties communes à usage restreint.

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États financiers

États financiers

Ce document vous propose : l'état des résultats, l'état de l'évolution de l'actif net et l'état de la situation financière (bilan). Il s'adresse surtout aux petites copropriétés.

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Feuille de présence

Feuille de présence

La feuille de présence est produite par le conseil d'administration à partir de la liste officielle des copropriétaires contenue au registre de la copropriété.

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Feuille de temps

Feuille de temps

Cette feuille de temps vous permet de comptabiliser les heures de travail d'un employé ou bien d'un administrateur salarié.

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Formulaire d'assurances pour copropriétaires et locataires

Formulaire d'assurances pour copropriétaires et locataires

Depuis le premier janvier 1994, le syndicat des copropriétaires a l'obligation d'assurer tant les parties communes que les parties privatives de l'immeuble (exception faite des améliorations apportées par les copropriétaires à leurs parties privatives). Ce document est un outil qui facilite la récolte d'informations. Il ne s'agit pas d'un registre des améliorations aux parties privatives et ne peut être utilisé à cet effet.

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Formulaire remise de clé

Formulaire remise de clé

Ce formulaire agira en tant que preuve de remise d'un double de clé au conseil d'administration. Tous ces formulaires devront être conservés en lieu sûr. Pour obtenir plus d'informations sur les mesures à prendre concernant le registre des clés, référerez-vous au document Registre de clés.

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Gestion des dégâts d'eau

Gestion des dégâts d'eau

Cet outil vous aidera à prévenir et à gérer un dégât d'eau.

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Guide du participant - Bornes de recharge pour multilogement

Guide du participant - Bornes de recharge pour multilogement

Pour les propriétaires de véhicule électrique qui habitent des bâtiments multilogements, l’installation d’une borne de recharge à domicile peut être complexe et coûteuse, comparativement aux logements individuels où une borne peut être ajoutée et utilisée plus facilement. C’est pourquoi le programme Roulez vert – volet 2B - Bornes de recharge pour multilogement est proposé.

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Informations confidentielles en cas d'urgence ou d'absence prolongée

Informations confidentielles en cas d'urgence ou d'absence prolongée

Un formulaire à remettre aux copropriétaires. Ce document vous permet de garder un registre des coordonnées des personnes-ressources de chaque copropriétaire en cas d'urgence ou d'absence prolongée.

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Inspection des détecteurs

Inspection des détecteurs

L’avertisseur de fumée ne détecte pas le monoxyde de carbone (CO) et l’avertisseur de CO ne détecte pas l’incendie. Procurez-vous les deux types d’avertisseurs ou un avertisseur qui détecte à la fois la fumée et le monoxyde de carbone pour vous assurer de la sécurité des résidents.

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Lettre de bienvenue

Lettre de bienvenue

Cette lettre s'adresse aux copropriétaires qui bénéficient d'un compte d'accès Intranet.

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Liste de vérification pour vos travaux de rénovation

Liste de vérification pour vos travaux de rénovation

Cet outil s'adresse aux copropriétaires qui souhaitent faire des travaux dans leurs parties privatives.

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Liste des tâches de fin d'année

Liste des tâches de fin d'année

Cet outil est un rappel des tâches à accomplir en fin d'année.

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Personnes ressources

Personnes ressources

Une liste qui vous permet de regrouper les coordonnées de vos fournisseurs de service.

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Procédures en cas de conflits

Procédures en cas de conflits

L'approche suivante a pour objectif de vous guider dans la démarche de résolution de conflit.

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Procès-verbal : Assemblée des copropriétaires

Procès-verbal : Assemblée des copropriétaires

Ce document est présenté en deux sections. La première section est un guide sur la rédaction d'un procès-verbal pour une assemblée des copropriétaires. La seconde est un modèle de procès-verbal.

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Procès-verbal : Réunion du conseil d'administration

Procès-verbal : Réunion du conseil d'administration

Ce document est présenté en deux sections. La première section est un guide sur la rédaction d'un procès-verbal pour une réunion du conseil d'administration. La seconde est un modèle de procès-verbal.

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Procuration

Procuration

S’il est impossible pour vous d'assister à une assemblée, mieux vaut désigner un mandataire. Il pourra ainsi vous représenter au moyen d’une procuration que vous lui remettrez.

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Procuration permanente

Procuration permanente

Cette procuration est pour un mandat permanent. Veuillez noter que si plus d'une personne se présente avec une procuration permanente, le détenteur de la procuration la plus récente sera admis.

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Registre de clés

Registre de clés

Cet outil incontournable est essentiel à la saine gestion d’une copropriété, à un point tel que la majorité des déclarations de copropriété au Québec prévoient l'obligation de remettre un double des clés à l'administration du syndicat. Voici quelques consignes qui vous permettront de bâtir un registre des clés en toute sécurité. Nous vous recommandons également le formulaire remise de clé.

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Registre des chauffe-eau

Registre des chauffe-eau

Ce registre vous permet d'identifier les dates de remplacement des chauffe-eau. Il vous permet également de garder un registre des dates de changements à venir.

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Résolution écrite : règles de procédures d'assemblée

Résolution écrite : règles de procédures d'assemblée

Modèle d'une résolution écrite visant l'adoption des règles de procédures d'une assemblée des copropriétaires.

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