Trousse à outils

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Absence prolongée des résidents

Absence prolongée des résidents

Garder un registre des absences prolongées vous permettra de contacter les copropriétaires en cas d'urgence. Ce registre vous permettra de colliger toutes les informations nécessaires.

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Allocation de dépenses

Allocation de dépenses

Ce document vous permet de regrouper vos dépenses faites au nom du syndicat de copropriété (p. ex. : formations, documentations, adhésion ou renouvellement payés par carte de crédit personnelle).

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Avis de convocation à une assemblée générale annuelle

Avis de convocation à une assemblée générale annuelle

Ce document sera transmis aux copropriétaires afin de les aviser de la tenue d'une assemblée générale annuelle.

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Avis de cotisation (charges communes)

Avis de cotisation (charges communes)

Avis émis par le conseil d'administration ou par le gestionnaire qui indique le montant des contributions aux charges communes, au fonds de prévoyance, et au fonds d'autoassurance que chaque copropriétaire doit payer.

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Avis de cotisation spéciale

Avis de cotisation spéciale

Avis transmis aux copropriétaires pour faire face aux dépenses pas prévues dans le budget prévisionnel.

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Avis de modification à l'ordre du jour

Avis de modification à l'ordre du jour

Lorsque vous apportez une modification à l'ordre du jour de votre assemblée, vous devez en aviser les copropriétaires. Cet outil vous facilitera la tâche.

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Avis de retard de paiements

Avis de retard de paiements

Cette lettre vous permettra de transmettre un avis par courriel et par courrier recommandé à un copropriétaire qui n'a pas acquitté ses charges.

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Avis relatif au renouvellement d'une police d'assurance de copropriété

Avis relatif au renouvellement d'une police d'assurance de copropriété

11 questions à vous poser...

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Budget prévisionnel

Budget prévisionnel

Le budget est préparé par les administrateurs en place peu avant l'envoi des avis de convocation pour l'assemblée générale annuelle puisqu'il fait partie des annexes qui doivent y être jointes.

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Bulletin de vote

Bulletin de vote

Le scrutin secret pourrait être sollicité par le président d’assemblée ou par tout copropriétaire présent ou représenté. Le scrutin secret est effectué, pour chaque résolution, à l'aide d'un bulletin de vote. Celui-ci permet d'identifier distinctement la position de chaque copropriétaire.

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Charte comptable standardisée

Charte comptable standardisée

La charte comptable standardisée du RGCQ est un document financier qui fait parti des éléments nécessaires au calcul de l'Indice Condo. Cette charte comprend notamment un guide à l'intention du fonds de maintenance et du fonds de prévoyance.

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Clause pénale

Clause pénale

Une clause pénale est une disposition qui permet au syndicat de copropriété d'imputer à un copropriétaire des pénalités, ou amendes, quand il ne respecte pas les règles imposées dans la copropriété.

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Clause prévoyant le remboursement des honoraires extrajudiciaires

Clause prévoyant le remboursement des honoraires extrajudiciaires

Cette clause vous permet d'ajouter un règlement qui prévoit le remboursement des honoraires extrajudiciaires.

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Demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour

Demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour

Cette lettre permet à un copropriétaire de soumettre une demande d'ajout à l'ordre du jour d'une assemblée des copropriétaires.

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Entretien préventif des parties communes à usage restreint

Entretien préventif des parties communes à usage restreint

Cet outil permet de sensibiliser les copropriétaires à l'entretien des parties communes à usage restreint.

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Gestion des dégâts d'eau

Gestion des dégâts d'eau

Cet outil vous aidera à prévenir et à gérer un dégât d'eau.

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Liste de vérification pour vos travaux de rénovation

Liste de vérification pour vos travaux de rénovation

Cet outil s'adresse aux copropriétaires qui souhaitent faire des travaux dans leurs parties privatives.

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Liste des tâches de fin d'année

Liste des tâches de fin d'année

Cet outil est un rappel des tâches à accomplir en fin d'année.

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Procuration

Procuration

S’il est impossible pour vous d'assister à une assemblée, mieux vaut désigner un mandataire. Il pourra ainsi vous représenter au moyen d’une procuration que vous lui remettrez.

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Registre des chauffe-eau

Registre des chauffe-eau

Ce registre vous permet d'identifier les dates de remplacement des chauffe-eau. Il vous permet également de garder un registre des dates de changements à venir.

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Résolution écrite : règles de procédures d'assemblée

Résolution écrite : règles de procédures d'assemblée

Modèle d'une résolution écrite visant l'adoption des règles de procédures d'une assemblée des copropriétaires.

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