Absence prolongée des résidents
Garder un registre des absences prolongées vous permettra de contacter les copropriétaires en cas d'urgence. Ce registre vous permettra de colliger toutes les informations nécessaires.
Accès aux parties privatives
Le syndicat bénéficie d'un droit d'accès limité aux parties privatives. Voici quelques consignes qui vous permettront d'encadrer ce droit.
Aide-mémoire : Copropriété divise post-réforme
Cet aide-mémoire identifie les documents à inclure dans chaque dossier de transaction d’une copropriété divise. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive et d’autres documents pourraient devoir être inclus au dossier de contrat de courtage ou de transaction, le tout selon les particularités de chaque opération de courtage. (DRCOP, DVD, certificat de localisation, etc.). Pour plus d'informations, nous vous invitons à contacter l'OACIQ.
Allocation de dépenses
Ce document vous permet de regrouper vos dépenses faites au nom du syndicat de copropriété (p. ex. : formations, documentations, adhésion ou renouvellement payés par carte de crédit personnelle).
Application des articles 1074.1 et 1074.2 Dommages aux bien assurés par le syndicat
Cet outil est disponible sur le site du Bureau de l'assurance du Canada. Vous pouvez trouver plus d'information en suivant ce lien.
Autorisation de travaux
Formulaire d'autorisation de travaux remis au copropriétaire par le conseil d'administration. À être utilisé en tant que réponse à une demande d'autorisation de travaux en provenance d'un copropriétaire.
Avis de convocation à une assemblée générale annuelle
Ce document sera transmis aux copropriétaires afin de les aviser de la tenue d'une assemblée générale annuelle.
Avis de convocation d'une assemblée générale extraordinaire par un groupe de copropriétaires
Veuillez noter que votre demande doit être suffisamment précise pour permettre la rédaction d'un ordre du jour.
Avis de cotisation (charges communes)
Avis émis par le conseil d'administration ou par le gestionnaire qui indique le montant des contributions aux charges communes et au fonds de prévoyance que chaque copropriétaire doit payer.
Avis de cotisation (charges communes) - fonds d'auto assurance
Avis émis par le conseil d'administration ou par le gestionnaire qui indique le montant des contributions aux charges communes, au fonds de prévoyance, et au fonds d'auto assurance que chaque copropriétaire doit payer.
Avis de cotisation spéciale
Avis transmis aux copropriétaires pour faire face aux dépenses pas prévues dans le budget prévisionnel.
Avis de modification à l'ordre du jour
Lorsque vous apportez une modification à l'ordre du jour de votre assemblée, vous devez en aviser les copropriétaires. Cet outil vous facilitera la tâche.
Avis de nuisance
Adressez-vous dans un premier temps au copropriétaire verbalement. Un appel téléphonique vous permet de lui demander de cesser de nuire au règlement. Aussi, il vous permet de lui expliquer amicalement la situation. Toutefois, si le comportement dérangeant perdure, nous vous conseillons de poster une lettre par courrier recommandé.
Avis de retard de paiements
Cette lettre vous permettra de transmettre un avis par courriel et par courrier recommandé à un copropriétaire qui n'a pas acquitté ses charges.
Avis de transmission des documents
Ce document peut être utilisé comme modèle d'avis de transmission en réponse à une demande de transmission des documents présents au registre de copropriété.
Avis de transmission du procès-verbal
Ce document peut être utilisé comme modèle d'avis de transmission de vos procès-verbaux.
Avis relatif au renouvellement d'une police d'assurance de copropriétaire
Voici 10 exemples de situations qui pourraient nécessiter des modifications à votre contrat.
Bienvenue aux copropriétaires
Cette lettre s'adresse aux copropriétaires des syndicats membres du RGCQ.
Bilan de santé de votre copropriété
Outil d'autodiagnostic pour administrateurs de copropriété. Remplissez ce questionnaire afin de déterminer si votre copropriété est en bonne santé. Les questions qui suivent regroupent des obligations légales et des bonnes pratiques de gestion.
Budget prévisionnel
Le budget est préparé par les administrateurs en place peu avant l'envoi des avis de convocation pour l'assemblée générale annuelle puisqu'il fait partie des annexes qui doivent y être jointes.
Bulletin de vote
Le scrutin secret pourrait être sollicité par le président d’assemblée ou par tout copropriétaire présent ou représenté. Le scrutin secret est effectué, pour chaque résolution, à l'aide d'un bulletin de vote. Celui-ci permet d'identifier distinctement la position de chaque copropriétaire.
Charte comptable standardisée
La charte comptable standardisée du RGCQ est un document financier qui fait parti des éléments nécessaires au calcul de l'Indice Condo. Cette charte comprend notamment un guide à l'intention du fonds de maintenance et du fonds de prévoyance.
Clause pénale
*Veuillez noter que dorénavant, les clauses pénales devront être intégrées à l’acte constitutif de copropriété. Iil faudra donc faire adopter ces modifications par le biais de l’article 1097 et faire notarier ces changements.*
Les clauses pénales existantes dans les règlements de l’immeuble avant l’entrée en vigueur avant le 10 janvier seront réputées faire partie de l’acte constitutif, sans qu’il soit nécessaire de modifier la déclaration de copropriété
Une clause pénale est une disposition qui permet au syndicat de copropriété d'imputer à un copropriétaire des pénalités, ou amendes, quand il ne respecte pas les règles imposées dans la copropriété.
Clause prévoyant le remboursement des honoraires extrajudiciaires
Cette clause vous permet d'ajouter un règlement qui prévoit le remboursement des honoraires extrajudiciaires.
Code d'éthique et de conduite des administrateurs d'un syndicat de copropriété
Révisé : Document vous permettant d'énoncer les règles d'éthique qui régissent la conduite des administrateurs de votre syndicat de copropriété. Ajout de l'article 1.1 : Période de transition et d'intégration d'un nouvel administrateur.
Code d'éthique et de conduite des copropriétaires lors d'une assemblée générale annuelle des copropriétaires
Document vous permettant d'énoncer les règles d'éthique qui régissent la conduite des copropriétaires de votre syndicat de copropriété lors de la tenue d'une assemblée.
Comment organiser une assemblée générale extraordinaire de transition
Cet outil est disponible sur le site SOS Plan de garantie. Lorsque vous aurez téléchargé la page couverture, cliquez sur le document. Vous aurez un avertissement vous demandant la permission de consulter le site web sosplandegarantie.ca. Cliquer sur autoriser et votre navigateur web vous dirigera vers le guide PDF.
Comment récupérer un plan cadastral
Ce guide vous présente la procédure qu'il faut suivre pour récupérer un plan cadastral au Registre foncier.
Déclarations du vendeur sur l’immeuble – Copropriété divise
Le courtier immobilier autorisé doit utiliser ce formulaire de l’OACIQ afin de permettre à son client vendeur de fournir, au meilleur de sa connaissance, toutes les précisions sur l’histoire et l’état de la copropriété, si possible à l’aide de pièces justificatives. En complément de ce formulaire, le courtier pourra acheminer via son client une Demande de renseignements au syndicat des copropriétaires.
Demande d'autorisation de travaux
Mise à jour : Ajout d'un champ sur le montant de l'assurance responsabilité civile.
Ce formulaire s'adresse aux copropriétaires qui souhaitent transmettre une demande de travaux au conseil d'administration.
Demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour
Cette lettre permet à un copropriétaire de soumettre une demande d'ajout à l'ordre du jour d'une assemblée des copropriétaires.
Demande de renseignements au syndicat des copropriétaires
Ce formulaire, dont l’usage est fortement recommandé par l’OACIQ, est exclusivement utilisé par un courtier immobilier autorisé pour obtenir, par le gestionnaire du syndicat des copropriétaires, tous les renseignements nécessaires à un éventuel acheteur pour prendre une décision éclairée. Il peut être utilisé conjointement avec les Déclarations du vendeur sur l’immeuble – Copropriété divise.
Description des parties privatives (unité de référence)
Depuis juin 2018, l'article 1070 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat doit avoir une description des parties privatives suffisamment précise pour que les améliorations apportées par les copropriétaires soient identifiables. Une même description peut valoir pour plusieurs parties lorsqu'elle représente les mêmes caractéristiques. Cette description fera office d'unité de référence. Veuillez lire la première section du document attentivement afin de vous informer de la démarche à suivre pour la mise en vigueur de cette description.
Devis de déneigement
Une fois terminé, vous pouvez utiliser ce document comme demande de devis de déneigement.
Documentation d'un sinistre
Modèle d'un registre de documentation d'un sinistre.
Entretien préventif des parties communes à usage restreint
Cet outil permet de sensibiliser les copropriétaires à l'entretien des parties communes à usage restreint.
États financiers (fonds d'auto assurance)
Ce document vous propose : l'état des résultats, l'état de l'évolution de l'actif net et l'état de la situation financière (bilan). Il s'adresse surtout aux petites copropriétés. Veuillez noter qu'une mise à jour a été faite le 4 février 2021.
Feuille de présence
La feuille de présence est produite par le conseil d'administration à partir de la liste officielle des copropriétaires contenue au registre de la copropriété.
Feuille de temps
Cette feuille de temps vous permet de comptabiliser les heures de travail d'un employé ou bien d'un administrateur salarié.
Formulaire d'assurances pour copropriétaires et locataires
Depuis le premier janvier 1994, le syndicat des copropriétaires a l'obligation d'assurer tant les parties communes que les parties privatives de l'immeuble (exception faite des améliorations apportées par les copropriétaires à leurs parties privatives). Ce document est un outil qui facilite la récolte d'informations. Il ne s'agit pas d'un registre des améliorations aux parties privatives et ne peut être utilisé à cet effet.
Formulaire remise de clé
Ce formulaire agira en tant que preuve de remise d'un double de clé au conseil d'administration. Tous ces formulaires devront être conservés en lieu sûr. Pour obtenir plus d'informations sur les mesures à prendre concernant le registre des clés, référerez-vous au document Registre de clés.
Guide du nouveau copropriétaire
Chaque année, tout comme vous, plusieurs propriétaires décident de faire l'achat d'un logement en copropriété. Le présent guide vous aidera à comprendre les nuances entre une vie de propriétaire et une vie de copropriétaire.
Guide du participant - Bornes de recharge pour multilogement
Pour les propriétaires de véhicule électrique qui habitent des bâtiments multilogements, l’installation d’une borne de recharge à domicile peut être complexe et coûteuse, comparativement aux logements individuels où une borne peut être ajoutée et utilisée plus facilement. C’est pourquoi le programme Roulez vert – volet 2B - Bornes de recharge pour multilogement est proposé.
Informations confidentielles en cas d'urgence ou d'absence prolongée
Un formulaire à remettre aux copropriétaires. Ce document vous permet de garder un registre des coordonnées des personnes-ressources de chaque copropriétaire en cas d'urgence ou d'absence prolongée.
Inspection de façades - Guide pratique
Ce guide pratique s'adresse aux administrateurs et gestionnaires de copropriétés pour les aider à remplir leur obligation d'inspection de façades. Il est accompagné du modèle d'appel d'offres, disponible également dans la Trousse à outils.
Inspection de façades - Modèle d'appel d'offres
Ce modèle d'appel d'offres s'adresse aux administrateurs et gestionnaires de copropriétés pour les aider à remplir leur obligation d'inspection de façades. Il est accompagné d'un guide pratique, disponible également dans la Trousse à outils.
Inspection des détecteurs
L’avertisseur de fumée ne détecte pas le monoxyde de carbone (CO) et l’avertisseur de CO ne détecte pas l’incendie. Procurez-vous les deux types d’avertisseurs ou un avertisseur qui détecte à la fois la fumée et le monoxyde de carbone pour vous assurer de la sécurité des résidents.
Liste de vérification pour vos travaux de rénovation
Cet outil s'adresse aux copropriétaires qui souhaitent faire des travaux dans leurs parties privatives.
Liste des tâches de fin d'année
Cet outil est un rappel des tâches à accomplir en fin d'année.
Modèle de lettre avec en-tête
Vous pouvez utiliser ce modèle pour vos lettres des correspondances.
Modernisation de la législation dans le domaine de l'habitation
Le projet de loi 16 a été adopté le 5 décembre 2019 à l’Assemblée nationale. Cette loi, sanctionnée le 11 décembre, permettra entre autres d’améliorer la réglementation de la copropriété divise et d’établir une certification reconnaissant la qualification des inspecteurs en bâtiment. La mise en œuvre des mesures s’étalera sur une période d’un an à trois ans.
Pour en savoir davantage, nous vous invitons à consulter télécharger cette brochure.
Modification d'une police d'assurance en cours d'année
Document qui énumère en général les situations lors desquelles le syndicat doit contacter son assureur pour apporter une modification à sa police d'assurance en cours d’année.
Obtenir les plans et devis de l'immeuble
Vous pouvez utiliser ce document pour vos demandes d'accès aux plans et devis auprès des entreprises privées (exemple : ingénieurs et architectes). Pour les demandes qui s'adressent au domaine public, nous vous invitons à contacter votre municipalité afin d'obtenir leur formulaire de demande d'accès à l'information.
Outil de calcul des cotisations au fonds d'auto assurance
Mise à jour : modifications des scénarios après l'entrée en vigueur et ajout de la limite de 100 000 $.
Vous pouvez utiliser cet outil pour optimiser vos cotisations à votre fonds d'auto assurance.
Outil de calcul pour les assemblées virtuelles
Cet outil vous permet de compléter le registre de présence, de calculer le quorum et de calculer le résultat d'un vote lors de votre assemblée virtuelle. Il s'agit d'un outil conçu pour les copropriétés de 40 copropriétaires et moins (habituellement 20 unités et moins).
Personnes ressources
Une liste qui vous permet de regrouper les coordonnées de vos fournisseurs de service.
Prise de décision du syndicat lors d'un sinistre
Graphe orienté qui aide le syndicat dans sa réflexion lors d'un sinistre.
Procédures en cas de conflits
L'approche suivante a pour objectif de vous guider dans la démarche de résolution de conflit.
Procès-verbal : Assemblée des copropriétaires
Ce document est présenté en deux sections. La première section est un guide sur la rédaction d'un procès-verbal pour une assemblée des copropriétaires. La seconde est un modèle de procès-verbal.
Procès-verbal : Réunion du conseil d'administration
Ce document est présenté en deux sections. La première section est un guide sur la rédaction d'un procès-verbal pour une réunion du conseil d'administration. La seconde est un modèle de procès-verbal.
Procuration
S’il est impossible pour vous d'assister à une assemblée, mieux vaut désigner un mandataire. Il pourra ainsi vous représenter au moyen d’une procuration que vous lui remettrez.
Procuration permanente
Cette procuration est pour un mandat permanent. Veuillez noter que si plus d'une personne se présente avec une procuration permanente, le détenteur de la procuration la plus récente sera admis.
Registre de clés
Cet outil incontournable est essentiel à la saine gestion d’une copropriété, à un point tel que la majorité des déclarations de copropriété au Québec prévoient l'obligation de remettre un double des clés à l'administration du syndicat. Voici quelques consignes qui vous permettront de bâtir un registre des clés en toute sécurité. Nous vous recommandons également le formulaire remise de clé.
Registre des chauffe-eau
Ce registre vous permet d'identifier les dates de remplacement des chauffe-eau. Il vous permet également de garder un registre des dates de changements à venir.
Registre des copropriétaires
L'article 1070 du Code civil du Québec indique que les noms et adresses postales de chaque copropriétaire doivent être inscrits au registre du syndicat de copropriété. Cet outil vous permet d’accomplir cette tâche. Veuillez noter que d’autres renseignements personnels peuvent y figurer si le copropriétaire y a consenti expressément.
Registre des copropriétaires, locataires et emprunteurs
Ce registre permettra au conseil d'administration de conserver les informations relatives aux occupants de chaque unité.
Registre des règlements
Ce registre vous permettra de regrouper tous les règlements d'immeuble et de faire un historique sur les ajouts, modifications et suppression des règlements d'immeuble. Il sera donc plus facile de consulter les règlements en vigueur.
Règlement pour les assemblées et rencontres virtuelles
Ce règlement concerne les réunions du conseil et les assemblées des copropriétaires. Il permet d'encadrer la tenue de réunion du conseil et des assemblées virtuelle dans votre copropriété.
Résolution écrite : règles de procédures d'assemblée
Modèle d'une résolution écrite visant l'adoption des règles de procédures d'une assemblée des copropriétaires.
Résolution écrite unanime tenant lieu d'assemblée des copropriétaires
Ce document vous permet d'adopter une résolution par écrit au lieu de tenir une assemblée des copropriétaires.