Procès-verbaux des Assemblées et des conseils d'administration

Les procès-verbaux en copropriété sont des documents dans lesquels sont consignées les décisions prises lors des assemblées de copropriétaires et des réunions du conseil d’administration.

Ils jouent donc un rôle essentiel dans la gestion d’une copropriété, puisqu’ils attestent du déroulement de ces assemblées et de ces réunions, permettant d’en établir la validité.

Ils permettent de veiller à ce que l’assemblée de copropriétaires ou la réunion du conseil d’administration se soit tenue conformément aux règles. La loi exige désormais qu’ils soient rédigés en français (article 1070.1.1 du Code civil du Québec). Les procès-verbaux garantissent entre autres que les délibérations sont conservées par écrit, ainsi que les résultats de chaque vote, afin que tout copropriétaire ou administrateur puisse les consulter ultérieurement.

Compte tenu de son importance, un procès-verbal doit respecter certaines règles, notamment en ce qui concerne son contenu, sa transmission, sa conservation et son accessibilité. Il possède également une certaine force probante.

LES BASES DU PROCÈS-VERBAL EN COPROPRIÉTÉ

Lorsque la déclaration de copropriété contient des indications concernant le contenu ou la forme du procès-verbal, celles-ci doivent être suivies, que ce soit par rapport à sa rédaction, à sa signature, à sa transmission aux copropriétaires, à sa conservation au registre ou à son accessibilité.

À noter qu’un procès-verbal n’est pas une transcription de tous les propos (verbatim) tenus lors de la réunion ou de l’assemblée ; il doit toutefois permettre de comprendre la nature de la discussion. L’important est de rapporter brièvement et de façon claire les sujets de discussion ou les résolutions, et les
motifs qui appuient l’adoption d’une décision ou son rejet, selon le cas, en plus d’indiquer les résultats des votes.

De façon générale, c’est le secrétaire d’assemblée qui note les informations pertinentes, de manière objective, et qui signe le procès-verbal. La loi impose au syndicat de communiquer les procès-verbaux aux copropriétaires, au plus tard 30 jours après la tenue de l’assemblée de copropriétaires (article 1102.1 du C.c.Q.) ou d’une réunion du conseil d’administration (article 1086.1 du C.c.Q.).

Les copropriétaires disposent d’un délai de 90 jours, à la suite d’une assemblée de copropriétaires (article 1103 du C.c.Q.) ou d’une réunion du conseil d’administration (article 1086.2 du C.c.Q.), pour
demander au tribunal d’annuler ou, exceptionnellement, de modifier une décision, par exemple si elle est partiale, si elle a été prise dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits Le délai de 90 jours est un délai strict de déchéance, après quoi il n'est plus possible de contester une décision de l’assemblée de copropriétaires. Dans le cas d’une assemblée de copropriétaires, l’article 1103 du C.c.Q. ajoute un motif additionnel, à savoir si une erreur s’est produite dans le calcul des voix.
Les procès-verbaux originaux sont conservés au registre de la copropriété et sont à la disposition des copropriétaires, qui peuvent les consulter et en obtenir copie, moyennant
des frais raisonnables (articles 1070 et 1070.1 du C.c.Q.).

PEUT-ON MODIFIER UN PROCÈS-VERBAL ?

Il peut arriver que des erreurs ou des omissions se glissent, lors de la rédaction d’un procès-verbal. Ainsi, un copropriétaire pourrait souligner, par exemple lors de l’assemblée de copropriétaires suivante, une erreur dans un procès-verbal, soit une coquille, une omission involontaire, une inexactitude factuelle,
un texte incomplet, une faute d’inattention. Il s’agit toutefois d’un exercice périlleux. Tout d’abord, l’inexactitude doit être clairement démontrée. De plus, outre une évidence, telle
une erreur matérielle (par exemple, une erreur dans le nom d’un copropriétaire), on voit difficilement comment un copropriétaire absent lors d’une assemblée pourrait pré -
tendre que le procès-verbal qui s’y rapporte contient des erreurs ou des omissions. Enfin,
on ne peut pas, par ce moyen, modifier ultérieurement une décision valablement prise
par l’assemblée.

Pour modifier un procès-verbal, il faut démontrer que ce dernier est effectivement incorrect. Lorsque c’est le cas, le président de l’assemblée peut procéder aux corrections nécessaires, par exemple une erreur matérielle. Toutefois, la rectification ne pourrait pas modifier une décision valablement prise par l’assemblée de copropriétaires. La contestation d’une décision de l’assemblée doit nécessairement passer par le recours prévu à l’article 1103 du C.c.Q. Pour en apprendre davantage ou pour télécharger des modèles de procès-verbaux pour les assemblées de copropriétaires ou les réunions du conseil d’administration, visitez le
 « Centre de documentation » sous l’onglet "Nos services" du site du RGCQ.

Assemblée des copropriétaires

Pour une assemblée de copropriétaires, le procès-verbal doit être rédigé de manière claire et précise, en français. Il doit refléter fidèlement les décisions prises. Il indique également le lieu, la date de la rencontre, le quorum obtenu et les décisions prises, avec les résultats des votes.

Contenu du procès-verbal d’assemblée

• Nom du syndicat
• Type d’assemblée (annuelle ou extraordinaire
  en présence, virtuelle ou hybride)
• Date et lieu de l’assemblée
• Heure de début de l’assemblée
• Nombre de copropriétaires présents ou représentés,
  le nombre de voix qu’ils représentent et le nombre
  de voix habiles à voter
• Nom des personnes invitées sur demande du conseil
  d’administration
• Nom des officiers d’assemblée et mode de nomination
• Points de discussion de l’ordre du jour
• Points ajoutés à l’ordre du jour à la suite de l’envoi de
  l’avis de convocation
• Nom des auteurs des propositions faites pendant l’assemblée et des personnes appuyant ces propositions, le cas échéant
• Texte intégral des résolutions soumises au vote
• Mode de scrutin
• Résultats du vote
• Dans le cas d’un vote secret, bien détailler le nombre de voix présentes ou représentées au moment du vote et le nombre de voix en faveur, contre ou s’abstenant, ainsi que le nombre de voix absentes, si requis
• Heure de fin de l’assemblée
• Noms des signataires et signatures

Conseil d'administration

Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration suivent sensiblement les mêmes règles, mais leur contenu diffère, pour correspondre à ce type de rencontre.

Contenu du procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration

• Nom du syndicat
• Date et lieu de la réunion
• Heure de début de la réunion
• Nom des administrateurs présents
• Nom des personnes invitées sur demande du conseil
  d’administration
• Points de l’ordre du jour
• Nom des auteurs des propositions faites pendant la
  réunion et des personnes qui ont appuyé ces
  propositions, le cas échéant
• Texte intégral des résolutions soumises au vote
• Résultat du vote
• Dissidences exprimées par un ou certains
  administrateurs
• Dénonciation d’intérêt, le cas échéant
• Heure de fin de la réunion
• Nom et qualité des personnes qui signent le procès-verbal

Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration doivent également être conservés au registre de la copropriété.

Condoliaison 24-1 Printemps 2023