RGCQ logo

COVID-19 : Gérez votre copropriété sans sortir de chez vous

COVID-19 : Gérez votre copropriété sans sortir de chez vous

Les informations et les recommandations transmises par le RGCQ sont de nature générale. Leur application doit être adaptée à la situation dans votre copropriété. Nous vous invitons à consulter régulièrement les consignes édictées par les différents paliers de gouvernement et à consulter les professionnels appropriés en cas de besoin.



MONTRÉAL - 26 mars 2020 - Les mesures exceptionnelles qui entourent la pandémie de la COVID-19 actuelle nous forcent tous à revoir notre mode de fonctionnement. Même si la plupart des activités professionnelles et sociales vont être au ralenti pendant les prochaines semaines, la vie ne s’est pas arrêtée dans votre copropriété.
 
En tant qu’administrateur, vous devez gérer un large éventail de situations, mais vous ne pouvez plus vous déplacer ou voir physiquement les personnes avec lesquelles vous devez échanger. De nombreux outils technologiques existent pour vous aider dans cette situation.


Le plus simple le téléphone!


Si vous devez parler avec une seule personne, le téléphone reste le moyen le plus simple pour le faire. La plupart des fournisseurs de téléphonie mobile vous permettent aussi de mener un appel conférence à trois avec votre téléphone intelligent. Chaque fournisseur détaille sa procédure sur son site web pour utiliser le système de conférence téléphonique mobile (BellTelusVideotron).
 
Comme d’habitude, votre téléphone sera aussi votre meilleur outil pour contacter des fournisseurs de services en cas d’urgence.


Outils de vidéoconférence


Lorsque vous devez organiser une réunion avec plus de trois personnes ou que vous avez besoin de voir vos interlocuteurs ou leur écran, vous pouvez utiliser des services de vidéoconférences. Il en existe plusieurs qui sont gratuits et faciles d’utilisation. En voici quelques-uns :



  • Skype : Le plus connu. Tous les participants doivent l’installer sur leurs ordinateur, tablette ou téléphone intelligent et créer un compte d’utilisateur. Vous pouvez connecter jusqu’à 25 utilisateurs simultanément. Article expliquant l’installation et l’utilisation de Skype.

  • Zoom : Le RGCQ se sert de Zoom pour ses webinaires et d’autres réunions. Dans sa version gratuite, la durée des réunions est limitée à 40 minutes et le nombre de participants est plafonné à 30 personnes. Vidéo expliquant l’installation et l’utilisation de Zoom.

  • Facebook MessengerWhatsappFacetimeGoogle Hangouts : Il existe aussi plusieurs solutions développées exclusivement pour les utilisateurs d’un appareil ou d’un service. Entre utilisateurs de produits Apple, vous pouvez utiliser Facetime. Les utilisateurs de Gmail pourront se servir de Google Hangouts entre eux. Les membres de Facebook peuvent utiliser Messenger pour communiquer. Whatsapp est aussi une bonne option. Tous ces outils sont gratuits.


Conseils pour le bon déroulement des vidéoconférences


Voici des conseils pratiques pour bien mener vos vidéoconférences.
 
Souvenez-vous que tout le monde peut vous voir pendant la réunion. Évitez de manger ou de faire d’autres tâches. N’oubliez pas de regarder la caméra pour contribuer au dynamisme. Si vous devez vous éloigner ou prendre un appel, il est préférable de mettre votre micro sur sourdine.
 
Isolez-vous des autres occupants de votre unité pour ne pas interrompre les appels et garantir la confidentialité des informations sur lesquelles vous échangez.
 
Soyez ponctuels. Lorsqu’une personne ne se connecte pas à temps à une réunion à distance, les autres participants n’ont souvent aucun autre moyen de la contacter. Si vous pensez être en retard, contactez au moins un des participants pour l’aviser. Sinon, les autres participants pourraient procéder en votre absence.
 
Utilisez des écouteurs ou un micro-casque. Les micros et les écouteurs intégrés aux téléphones intelligents, tablettes et ordinateurs portables sont souvent d’une qualité moyenne. Vous entendrez mieux vos interlocuteurs en utilisant des écouteurs et ils vous entendront mieux si vous utilisez un micro-casque. Vous pouvez utiliser le kit main libre qui vient avec votre téléphone cellulaire.