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Charte comptable et Indice Condo

Printemps 2016 - Vol. 17, No.2

27/05/2016
Charte comptable et Indice Condo

Charte comptable standardisée et Indice Condo - Se démarquer des autres


La copropriété québécoise est en voie d’atteindre une certaine maturité. Cette formule d’habitation collective a réellement pris son envol au tournant des années 2000. Plus d’une quinzaine d’années s’est écoulée depuis. Certains immeubles ont bien vieilli, d’autres non, souvent à cause d’une gestion ou d’une administration plus ou moins convenables.


La mauvaise gestion d’une copropriété est multifactorielle. Elle trouve entre autres sa source dans une comptabilité désordonnée, voire quasi inexistante. Or, l’une des recettes du succès pour mener à bien la destinée d’un syndicat de copropriétaires repose, notamment, sur un classement cohérent des postes qui sont associés à cette comptabilité. Ceux qui appliquent une formule comptable structurée s’y retrouvent plus facilement, augmentent considérablement leurs performances et se distinguent des autres.


Cerner les problématiques comptables


À cet égard, le RGCQ a récemment créé un produit qui participera à rehausser la crédibilité d’une copropriété, à savoir la charte comptable standardisée. Elle a été produite par un comité de travail mandaté par le RGCQ, dont les membres évoluent dans différentes sphères d’activité liées à la copropriété. L’objectif visait, essentiellement, à cerner les problématiques relatives à l’information financière des syndicats de copropriétaires.


Ces informations financières ont été recensées dans plus de 70 immeubles, dont les chartes ont été consultées. On a ainsi pu couvrir l’ensemble des postes comptables, par exemple ceux relatifs aux revenus et dépenses du fond d’exploitation et du fonds de prévoyance. Plusieurs gestionnaires et comptables ont ensuite évalué la charte pour en peaufiner le contenu, de sorte qu’elle soit valide et applicable dans la réalité quotidienne.


« La standardisation de cette charte devait tenir compte des besoins d’une copropriété en cette matière, qu’elle soit petite, moyenne ou grande », résume Aline Désormeaux (CPA, CA, Adm.A.), associée chez Désormeaux Patenaude, membre du CA du RGCQ Montréal et l’une de celles qui ont travaillé à son élaboration. La charte est désormais disponible pour tout syndicat de copropriétaires qui souhaite s’en prévaloir (indicecondo@rgcq.org).


Avantages multiples


Désormais, les choses seront beaucoup plus simples pour les administrateurs d’une copropriété. Et peu importe qui est le gestionnaire en service, car les rapports qui lui seront fournis reposeront sur une codification des comptes, en vertu d’un modèle uniformisé. Rationnelle et conviviale à souhait, cette charte permettra une ventilation des postes. Pour ce faire, ses concepteurs ont prévu ce que l’on appelle des « niveaux de charte », qui indiquent quelles dépenses doivent être incluses aux comptes des niveaux précédents.


Pour bien illustrer ce qu’est un niveau de charte, prenons l’exemple des dépenses associées au surintendant (ex. : salaire, frais d’électricité, frais d’entretien, frais de condo, taxes scolaires et municipales relatives à son appartement), qui seront regroupées dans un poste appelé « Conciergerie ». Grâce à ce réaménagement comptable, un syndicat saura, exactement, combien il lui en coûte pour embaucher un surintendant permanent.


« Les niveaux de charte ont été conçus pour déterminer le coût total d’un élément de dépense », précise pour sa part Jasmin Patenaude, comptable et associé chez Désormeaux Patenaude, qui travaille lui aussi sur ce projet. Bien évidemment, les comptes et les niveaux varieront en nombre, selon les besoins d’un syndicat. Une petite copropriété n’utilisera probablement pas ceux associés à une piscine ou à une suite d’invités. Elle n’aura qu’à masquer les comptes inutilisés de la charte comptable, qui sera présentée dans un format Excel.


Comparer les copropriétés entre elles


La charte comptable standardisée prend tout son sens avec l’Indice Condo, bien que ces deux produits puissent être utilisés indépendamment l’un de l’autre. Pour tout dire, elle permettra les comparaisons comptables entre syndicats de copropriétaires, car elles reposeront sur un modèle unique. Mais pour en arriver là, le RGCQ doit recruter des syndicats de copropriétaires qui participeront à un projet pilote (indicecondo@rgcq.org). Les observations recueillies dans le cadre de ce projet demeureront strictement confidentielles. « Nous analyserons les dépenses d’une copropriété, poste par poste, afin d’en tirer les conclusions qui s’imposent », précise Jasmin Patenaude.


Un indice général fournira l’évaluation globale d’une copropriété, tandis que des sous-indices identifieront ses forces et ses faiblesses. L’Indice Condo allumera des voyants rouges qui indiqueront si un immeuble est bien géré par rapport à un autre, dont la taille et les caractéristiques (ex. : béton ou brique) sont similaires. À titre d’exemple, si une copropriété consomme plus d’électricité qu’une autre, cela pourrait signifier que l’immeuble a besoin d’être rénové, afin d’accroître son efficacité énergétique.


Placer ses priorités


Cependant, un même poste de dépenses qui coûte plus cher dans une copropriété que dans une autre ne signifie pas, nécessairement, une perte financière pour la collectivité de copropriétaires concernée. Cette dernière a peut-être tout simplement décidé d’investir davantage dans un aménagement paysager plus complexe, pour ne citer que cet exemple. Les copropriétaires qui paient pour ce service savent que la dépense est plus importante.


Grâce à l’Indice Condo, les copropriétaires pourront évaluer rapidement et facilement la gestion des dépenses dans leur immeuble, tandis que les administrateurs et les gestionnaires corrigeront les lacunes observées, au besoin. Quant aux assureurs, ils auront un portrait juste de l’état et du niveau d’entretien d’un bâtiment. Le risque assurable sera ainsi beaucoup mieux évalué.


Un Guide Michelin


De leur côté, les courtiers immobiliers se feront un point d’honneur d’utiliser l’Indice Condo comme argument de vente. Cette nouvelle référence sera éventuellement comparable au Guide Michelin, en quelque sorte. Véritable bible instituée en France au début du siècle dernier, ce guide attribue des étoiles aux restaurants les plus méritants.


Au final, les syndicats de copropriétaires qui adhéreront à la charte comptable standardisée et à l’Indice Condo constateront, possiblement, les lacunes administratives et d’entretien dont souffrent leur immeuble. Il ne tient qu’à eux d’apporter les correctifs nécessaires, ce qui aura un impact positif auprès d’éventuels acheteurs. Ces derniers réalisent davantage, aujourd’hui, l’importance d’acquérir un condo dans une copropriété gérée de façon exemplaire.


Encadré 1


Les syndicats de copropriétaires membres du RGCQ sont conviés à participer à un projet pilote, lequel permettra la création de l’Indice Condo. Pour y être admissibles, les candidats doivent convertir leur charte comptable en charte comptable standardisée du RGCQ.


Les responsables du projet retiendront le dernier exercice financier des copropriétés participantes. Ces dernières devront répondre à un bref questionnaire énumérant certaines caractéristiques qui leur sont propres. Après l’avoir rempli, il leur faudra le soumettre à l’adresse courriel suivante : indicecondo@rgcq.org. La charte comptable standardisée et le questionnaire peuvent être consultés au rgcq.org/indice-condo.


Les résultats du projet pilote seront dévoilés au moment opportun. Tous les renseignements fournis par les participants demeureront strictement confidentiels. Et à l’issue du projet pilote, chacun des participants obtiendra en primeur (gratuitement) son propre Indice Condo. Précisons qu’il y a autant de places disponibles que de copropriétés prêtes à participer au projet pilote.


Pour plus d’informations concernant ce projet pilote, ou pour y prendre part, communiquez avec le RGCQ au numéro de téléphone suivant : 514 916-7427, ou visitez le site Web du RGCQ au http://rgcq.org/indice-condo/.


Encadré 2


La charte comptable d’une copropriété est bien souvent différente d’un immeuble à l’autre. Il faut savoir qu’un syndicat de copropriétaires n’y intègre pas nécessairement les mêmes choses. Pour cette raison, le RGCQ a créé une charte comptable standardisée, à laquelle viendra éventuellement se greffer l’Indice Condo.


Encadré 3


Fonds de maintenance


Le RGCQ innove grâce à la création d’un fonds de maintenance facultatif, qui diffère des fonds d’exploitation et de prévoyance. Il regroupe des dépenses qui lui sont spécifiques, dont celles nécessaires pour repeindre le hall d’entrée ou remplacer des tapis. Un syndicat pourrait décider d’investir moins d’argent dans ce fonds pendant une année, sans que cela ait d’incidence sur l’intégrité du bâtiment, contrairement au fonds de prévoyance qui, lui, est intimement lié à cette intégrité. Le fonds de maintenance permet donc d’abaisser les montants d’argent consentis au fonds de prévoyance, ce qui soulagera plusieurs collectivités de copropriétaires.