La convocation de son assemblée de copropriétaires par courrier électronique est-elle possible?

Automne 2011 - Vol.12, No.2

02/06/2014
Sans contredit, convoquer une assemblée de copropriétaires par courrier électronique comporte de nombreux avantages pour la copropriété et les membres du conseil d’administration : plus rapide, plus écologique et surtout beaucoup moins dispendieux que l’envoi par courrier, ou pire, par courrier recommandé.

Mais est-ce possible et valide ? Oui, mais... Encore faut-il que votre déclaration de copropriété le permette.

En effet, votre déclaration de copropriété contient les règles applicables en matière de convocation d’assemblée de copropriétaires. Si le Code civil du Québec prévoit de façon obligatoire quels sont les documents qui doivent être envoyés aux copropriétaires, il ne prévoit pas comment ceux ci doivent être acheminés.

Par contre, les règlements d’immeuble contenus à la déclaration de copropriété le prévoient .De façon usuelle, on retrouve la disposition typique qui indique que les avis de convocation et documents l’accompagnant sont soit remis en mains propres avec signature ou encore envoyés par courrier ordinaire ou recommandé. Certaines déclarations de copropriété plus récentes peuvent prévoir la remise des avis de convocation et des documents l’accompagnant par courrier électronique, mais à l’heure actuelle ce moyen de transmission reste encore peu étendu dans les déclarations de copropriété. Non. Il est toujours possible de modifier les règlements contenus à votre déclaration de copropriété pour prévoir ce nouveau mode de  transmission. Il est cependant important, avant de vous lancer dans ce mode de transmission, que les règlements soient modifiés en conséquence. Il faut également garder à l’esprit que certains copropriétaires n’ont pas, par exemple, accès à une adresse de courrier électronique et que les autres modes de transmission ne peuvent être entièrement éradiqués dans votre copropriété. Finalement, la preuve de réception de cet avis de convocation et des documents l’accompagnant par courrier électronique n’est pas chose facile à faire et ce mode de transmission ouvre une porte à une éventuelle contestation concernant notamment les délais dans lesquels l’avis de convocation et les documents l’accompagnant sont reçus .Il y aurait donc peut-être lieu, en cas de décision importante pour la copropriété, de prévoir un moyen de transmission qui permettra au conseil d’administration de détenir la preuve de réception . Il y a donc lieu de rédiger ces dispositions avec soin.